Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, theo đó thông tin sẽ được tạo lập, cung cấp, trao đổi, thu thập, xử lý, lưu trữ thông qua mạng Internet, mạng máy tính, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu. Đồng thời, các cơ quan, tổ chức, cá nhân sẽ thực hiện thủ tục hành chính, thủ tục giải quyết công việc bằng phương tiện điện tử thông qua các dịch vụ công trực tuyến; việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP là một xu hướng tất yếu và được Ủy ban nhân dân phường quan tâm thực hiện, tuyên truyền đến người dân.

https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-chi-tiet-thu-tuc-dung-chung.html?ma_thu_tuc=2.000815

1. Bản sao điện tử là gì?

- Bản sao điện tử: là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.

- Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

- Về giá trị pháp lý: việc thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

- Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân: là không gian điện tử riêng của tổ chức, cá nhân tại Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh để hỗ trợ quản lý, lưu giữ thông tin, dữ liệu điện tử liên quan đến giao dịch hành chính của tổ chức, cá nhân đó.

2. Hình thức của chứng thực bản sao điện tử?

Bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.

3. Bản sao điện tử sẽ lưu ở đâu?

Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng Dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

4. Lệ phí chứng thực bản sao điện tử?

5. Các lợi ích của bản sao điện tử so với bản sao giấy

- Chứng thực điện tử một lần, sử dụng nhiều lần: Với một bản sao điện tử được chứng thực, chỉ cần một file thì cá nhân có thể nộp cho nhiều TTHC, cho nhiều lần sử dụng. Ví dụ: Bản sao điện tử Căn cước công dân (CCCD) của A có thể nộp làm thủ tục đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, đất đai, thừa kế, kinh doanh,… (bất kỳ thủ tục nào yêu cầu nộp CCCD của A).

- Bản sao điện tử được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) và các giao dịch này phải trên môi trường điện tử.

- Tiết kiệm chi phí: Lệ phí một bản sao điện tử CCCD của A là 4.000 đồng, làm 01 bản nhận 01 bản sao điện tử, nộp cho 10 TTHC/10 lần nộp hồ sơ thì cũng chỉ 4.000 đồng. Cũng với lệ phí sao y từ bản chính CCCD của A (bản giấy) là 4000 đồng, làm 10 bản nộp cho 10 TTHC/10 lần nộp hồ sơ thì lệ phí 40.000 đồng.

- Tiết kiệm thời gian: Như nêu ở trên, với một lần đến Bộ phận Một cửa (Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả) để thực hiện chứng thực điện tử đó, các lần sau có nhu cầu thì lấy file về sử dụng mà không cần phải lên Bộ phận một cửa cho các lần sau này.

- Có sẵn kho lưu trữ dữ liệu: Cá nhân sẽ không lo điện thoại, máy tính, thẻ nhớ bị đầy dung lượng vì các file điện tử này hay xách theo bên mình như giấy tờ hiện nay (dễ mất hoặc hỏng), mà trên Cổng Dịch vụ công quốc gia tại mục “Dịch vụ công của tôi”, có chế độ lưu giữ dữ liệu đã thực hiện, cá nhân chỉ cần kết nối internet dù ngồi ở đâu, đi công tác nơi nào, chỉ cần lên Dịch vụ công quốc gia tải về là có ngay file đang cần.

6. Để thực hiện bản sao điện tử người dân cần làm gì?

Thứ nhất, để được cấp bản sao chứng thực điện tử hay thực hiện các TTHC trực tuyến, tổ chức, cá nhân cần phải có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia - sử dụng Tài khoản VNeID để đăng nhập.

Thứ hai, khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, tổ chức, cá nhân mang bản chính giấy tờ cần chứng thực và các giấy tờ liên quan tới trực tiếp cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực để yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Sau khi được tiếp nhận bản chính để chứng thực, tổ chức, cá nhân nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại nơi thực hiện chứng thực.

Thứ ba, bản sao điện tử đã chứng thực từ bản chính sẽ được đồng bộ về tài khoản Cổng Dịch vụ công Quốc gia - Kho dữ liệu cá nhân.

Thời hạn giải quyết: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

Thứ tư, về yêu cầu, điều kiện đối với bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao điện tử:

- Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao, trừ trường hợp: Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính.

7. Sử dụng bản sao điện tử như thế nào?

Tổ chức, cá nhân có thể dùng bản sao điện tử đã chứng thực từ bản chính để nộp hồ sơ điện tử thực hiện các thủ tục hành chính khác. Việc nộp bản sao điện tử đã chứng thực từ bản chính thực hiện bằng cách dẫn nguồn từ Kho quản lý dữ liệu điện tử cùa tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Ví dụ: Bản sao điện tử CCCD của A có thể nộp làm thủ tục đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, đất đai, thừa kế, kinh doanh,… (bất kỳ thủ tục nào yêu cầu nộp CCCD của A).